Indkøb og implementering af et FM-program skal planlægges nøje
Der er sjældent de fornødne ressourcer til at gennemføre de drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter FM-organisationen mener er nødvendige for at bringe ejendommene op til en passende standard og/eller at vedligeholde den standard, ejendommene har i dag. Det er derfor essentielt at de til, rådighed værende ressourcer anvendes bedst muligt.
Dette kræver et overblik over hvordan ressourcerne anvendes, hvorfor de anvendes som de gør og ikke mindst overblik over resultatet af den eksisterende forvaltning af ressourcerne. Det vil desuden styrke indsatsen at organisationen kender konsekvensen af aktiviteterne på virksomhedens bundlinje.
Det er Detduers erfaring at et sådant overblik kun kan skabes ved en digitalisering af forvaltningen af ressourceforbruget. Der udbydes en lang række drifts- og vedligeholdelsesprogrammer samt FM-programmer på det danske marked. Det kan være fristende at invitere udbyderne af programmerne til at komme og præsentere deres program. Og det gør de naturligvis meget gerne. Hvilket gennem tiden har først til køb af rigtigt mange programmer, som aldrig er blevet implementeret. Et ikke ukendt resultat har været, at de ansvarlige for indkøbet er blevet bragt i miskredit ift. ledelsen, der med rette har forventet, at investeringen kunne betale sig.
Det anbefales at FM-organisationen først gennemfører en intern afklaring, før udbyderne af programmer kontaktes for en præsentation. Den interne afklaring omfatter blandt andet en afdækning af:
- Den interne modenhed til at arbejde digitalt
- Interne kompetencer til at arbejde digitalt
- Interne ressourcer til at fylde data i programmet – det købte program er i udgangspunktet tomt!
- Interne ressourcer til at holde data opdateret
- Hvilke valide data virksomheden ligger inde med, hvor de er placeret, hvilket format de har etc.
- Hvad FM-organisationen og virksomheden som et hele vil have ud af programmet på strategisk, taktisk og operationelt niveau. Mange processer er startet med en drøftelse af, hvilke data der skal placeres i programmet, men man skal altid starte med, hvad man vil have ud af programmet. Dernæst kan man afdække, hvilke data der dermed skal ind i systemet
Når disse forhold er afdækket, skal der ofte udformes en plan for, hvordan organisationen kan blive tilstrækkeligt klædt på til at gå videre i processen. Næste trin kan med fordel være en udformning af ”use-cases”/bruger-scenarier, hvor de fremtidige forventede brugerprocesser beskrives. Det kan f.eks. dreje sig om processen fra en bygningsskade registreres, skaden indmeldes i systemet, indmelderen får en kvittering for indmeldingen, skaden vurderes i relation til løsning, interne eller eksterne håndværkere bestilles til at ordne skaden, skaden udbedres, resultatet meldes tilbage til indmelderen, systemet opdateres, en eventuel faktura modtages og betales.
Derefter kan man kontakte udbydere af programmer med udgangspunkt i det afdækkede behov og med en klar ordre om, at udbyderen bl.a. skal kunne demonstrere, hvordan de udarbejdede brugerscenarier løses i det pågældende system. Herunder ikke mindst hvor mange ”klik” der skal til i de angivne brugerprocesser. Antallet af ”klik” kan være meget afgørende for, hvor brugervenligt et program opfattes.
Desuden er erfaringerne, at langt de største omkostninger forbundet med indkøb og implementering af et drifts- og vedligeholdelsesprogram eller FM-program er det interne ressourceforbrug, som kan udgøre helt op til 90% af de samlede omkostninger. Prisen for programmer, licenser m.m. er dermed langt den mindste omkostning..